É mais comum que imaginamos, que algumas pessoas acabem assumindo a responsabilidade de ser o administrador do portal intranet da sua companhia, essas pessoas as vezes não possuem grande experiência em projetos e manutenção de intranet.
São para essas pessoas que listamos abaixo algumas dicas para que o novo administrador do portal consiga gerenciar o ambiente sem grandes problemas:
Entender a estrategia e os objetivos do portal:
Antes de mais nada, tende buscar informações sobre o que motivou a construção do portal, quem foram os envolvidos e quais eram as expectativas iniciais do projeto, não deixa de se atentar em qual versão o portal está e qual a sensação que os usuários possuem do ambiente atual.
Entender qual foi a tecnologia adotada
Sempre é valido conhecer qual foi a tecnologia adotada, se ela ainda persiste no mercado e qual a facilidade e vantagens que ela possui. Muitas vezes algumas ferramentas oferecem recursos de manutencão e controles sofisticados do portal, não esqueça de buscar por informações de indicadores e metricas.
Identificar como esta definida a governança
Normalmente o administrador do portal passa boa parte do tempo lidando com duvidas de usuários, promovendo a colaboração, buscando que a intranet seja de fato uma ferramenta do dia a dia, para que você possa fazer que a intranet ande sozinha, vai ser preciso entender a governança atual e delegar responsabilidade ao usuários chaves e aos responsavéis das seções do portal.
Dominar a Gestão de usuários
Também faz parte do administrador a inclusão de usuários e principalmente determinar os nivéis de acesso que cada colaborador possui no portal, isso vai ser importante para que você possa garantir a segurança e a privacidade de contéudos estratégicos e restritos a determinados grupos de usuários.
Dominar a Publicação de contéudo
Assim como dominar a gestão do usuário, é importante que o administrador tenha dominio da gestão de conteúdo, pois muitas vezes alguns tipos de contéudo e a extração de relatórios diversos ficam a cargo do administrador.
Dar seu toque pessoal;
Por fim, é importante aos poucos que o administrador do portal crie e aplique seus proprios processos de manutenção, tenha suas rotinas bem definidas e busca sempre a sua propria eficência no controle do ambiente colaborativo para que tenha tempo para pensar nas melhorias e novas estratégias do portal.
