É mais comum que imaginamos, que algumas pessoas acabem assumindo a responsabilidade de ser o administrador do portal intranet da sua companhia, essas pessoas as vezes não possuem grande experiência em projetos e manutenção de intranet.

São para essas pessoas que listamos abaixo algumas dicas para que o novo administrador do portal consiga gerenciar o ambiente sem grandes problemas:

 Entender a estrategia e os objetivos do portal:

Antes de mais nada, tende buscar informações sobre o que motivou a construção do portal, quem foram os envolvidos e quais eram as expectativas iniciais do projeto, não deixa de se atentar em qual versão o portal está e qual a sensação que os usuários possuem do ambiente atual.

 Entender qual foi a tecnologia adotada

Sempre é valido conhecer qual foi a tecnologia adotada, se ela ainda persiste no mercado e qual a facilidade e vantagens que ela possui. Muitas vezes algumas ferramentas oferecem recursos de manutencão e controles sofisticados do portal, não esqueça de buscar por informações de indicadores e metricas.

 Identificar como esta definida a governança

Normalmente o administrador do portal passa boa parte do tempo lidando com duvidas de usuários, promovendo a colaboração, buscando que a intranet seja de fato uma ferramenta do dia a dia, para que você possa fazer que a intranet ande sozinha, vai ser preciso entender a governança atual e delegar responsabilidade ao usuários chaves e aos responsavéis das seções do portal.

 Dominar a Gestão de usuários

Também faz parte do administrador a inclusão de usuários e principalmente determinar os nivéis de acesso que cada colaborador possui no portal, isso vai ser importante para que você possa garantir a segurança e a privacidade de contéudos estratégicos e restritos a determinados grupos de usuários.

 Dominar a Publicação de contéudo

Assim como dominar a gestão do usuário, é importante que o administrador tenha dominio da gestão de conteúdo, pois muitas vezes alguns tipos de contéudo e a extração de relatórios diversos ficam a cargo do administrador.

 Dar seu toque pessoal;

Por fim, é importante aos poucos que o administrador do portal crie e aplique seus proprios processos de manutenção, tenha suas rotinas bem definidas e busca sempre a sua propria eficência no controle do ambiente colaborativo para que tenha tempo para pensar nas melhorias e novas estratégias do portal.

• Definição da taxonomia;
• Definição do layout e da usuabilidade;
• Definição da governança e das politicas de publicacão e acesso ao conteúdo;
• implantação tecnica e a codificação da intranet.

Também vale ressaltar que alguns recursos opcionais podem impactar também a implantação de um portal, como por exemplo:

• Criação de workflows;
• Integração de sistemas legados;
• Criação de profile e redes sociais corporativas;
• Desenvolvimento de componentes mediante as necessidades do negócio;

Em contrapartida, com adoção de ferramentas de portais existentes no mercado pode-se reduzir consideralvelmente o prazo para implantação e desenvolvimento de códigos necessários, normalmente essas ferramentas aceleram o desenvolvimento e proporciona que boa parte do esforço seja direcionando no planejamento e estratégia do portal. Também deve-se considerar em alguns casos a realização de entregas modulares para que você consiga gerenciar a expectativa do seu cliente e até para que os usuários sejam integrados aos poucos ao novo ambientes colaborativos.

Em tempo, baseado em nossa experiência, normalmente um tempo razoavél para projetos de portais médios são de 3 à 6 meses e projetos grandes a partir de 6 meses. Para finalizar, vale ressaltar que uma intranet de sucesso é sempre um sistema “vivo”, ou seja, está sempre se renovando e em constante processo de melhoria continua.

O fator de sucesso imediato dessas iniciativas estão diretamente relacionada à maturidade da organização e perfil dos seus colaboradores, normalmente organizações que possuem uma alta quantidade de colaboradores da geração Y tem resultados mais significativos em função da natureza da formação acadêmica e do cotidiano particular desse indivíduos.

Por exemplo, quem nunca leu os comentário e ratings dos produtos que irão comprar pela internet? Quem não participa de alguma rede social web como Orkut, Facebook e linkedin? Quem nunca acessou o Wikipédia ou youtube para acessar informações e vídeos? Quem não lê recorrentemente um bom blog? Com certeza vocês podem afirmar que muitos desses recursos desempenharam um importante papel em alguma situação onde a busca de conhecimento e experiência de outros usuários fossem fundamental.

O que nos levam a pensar é pensar porque não temos esses recursos implementados nas organizações para aumentar a experiência do usuário e difundir o conhecimento de forma corporativa e gerenciada?

Com o SharePoint 2010 é possível desenvolver um portal corporativo que proporciona desde ambientes simples de colaboração até ambientes mais complexos de redes sociais, alguns recursos para alcançar tais resultados são:

• Blogs, Wikis e Podcasts;
• Tag pra classificar o conteúdo do usuário e recursos de feedbacks
• Recursos de redes sociais;
• Leitura e disponibilização de feeds;
• Recursos para armazenamento de conhecimento entre outros recursos.

Portanto é possível iniciar sem grandes esforços um ambiente colaborativo que poderá tornar-se uma rede social corporativa na medida em que o conteúdo for sendo gerado e tornando-se relevante para a organização.

Entretanto é importante entender a plataforma de negocio da versão 2007 para comparar e medir os avanços que ocorreram na versão 2010, segue abaixo uma rápida recapitulação dos principais recursos do Microsoft Office Sharepoint Server 2007. 

Principais recursos Sharepoint 2007 

• Colaboração: Blog, Wikis, Tarefas e Cocumentos compartilhados.
• Portal: Personalização Layout, Templates, Controle de Acessos e Site Pessoal
• Busca: Busca Avançada e Escopos de Buscas
• Gerenciador de Conteúdo: Integração com Office e conteúdo separado do layout
• Processos e Formulários: workflow diversos e formulários Infopath
• BI: Criação de KPIs, Excel Services e Relatórios do Reporting Services.

Para a versão 2010, os objetivos do SharePoint são: Conectar e facilitar a navegação para o usuário, diminuir custos e unificar a infraestrutura e responder rapidamente as necessidades do negocio. Em razão disso houveram diversos novos recursos inclusos e melhoramento dos principais recursos da versão 2007, entre essas mudanças é importante destacar a inserção de ribbon em todo o SharePoint, isso vai tornar a experiência do usuário em administrar site, lista, biblioteca de documentos muito parecida com as ferramentas do pacote Office. 

A nova plataforma de negocio do SharePoint 2010 será composta por recursos agrupados em sites, communities, content, Search, Insights e composites, conforme modelo abaixo. 

Através desse novo modelo, o objetivo é possibilitar que algumas premissas solicitadas por organizações e desenvolvedores sejam alcançadas. Esse modelo através de novos recursos irá atender diversas necessidades de negocio possibilitando criar um ambiente colaborativo e mais inovador, abaixo segue os principais benefícios e recursos alcançados. 

·         Sites 

o   Possibilita uma rica experiência para usuário; 

o   Permite acesso de qualquer lugar (intranet, extranet e internet); 

o   Plataforma e Ambiente Única de administração do portal; 

·         Communities 

o   Captura do conhecimento Informal na organização; 

o   Recursos para criação de conexões sociais; 

o   Participação em ambiente offline e mobile; 

·         Content 

o   Gestão de conteúdo com foco no usuário; 

o   Flexibilidade e Compliance nas informações;  

o   Gestão da Eficiência e processos de publicação de conteúdo; 

·         Search 

o   Melhores e rápidas respostas na solicitação da busca; 

o   Proporciona aumento do conhecimento na organização; 

o   Possibilidade Implantação corporativa; 

·         Insights 

o   Possibilidade Interação de dados diversos; 

o   Auxilia a tomada de decisão; 

o   Disponibiliza recursos para aumentar a eficácia organizacional; 

·         Composites  

o   Permite soluções orientadas aos usuários; 

o   Aumenta a conectividade de dados no portal; 

o   Permite implementação de soluções customizadas 

Em função dos recursos que possibilitaram que todos esses benefícios acima sejam implementados através do Microsoft Sharepoint 2010, é nítida a percepção de melhoria que o produto e as solução oferece e é também possível concluir que ferramentas poderosas e de fácil manuseio existem, evidenciando que o grande desafio esta no planejamento e nos resultados que se deseja alcançar com a implementação de portais corporativos. 

Nos próximos artigos, irei detalhar todos os recursos existentes em cada grupos de soluções (Sites, Communities, Contents, Search, Insights e Composities).

Contextualizando, ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é uma biblioteca de boas praticas de serviços de tecnologia da informação, que busca promover a gestão com foco no cliente e na qualidade dos serviços da TI. Apresenta ainda um conjunto abrangente de processos e procedimentos gerenciais, organizados em disciplinas, com os quais uma organização pode fazer sua gestão tática e operacional visando alcançar o alinhamento estratégico com o negócio.

Normalmente a implementação de ITIL inicia-se pelas áreas de Service Support e Service Delivery, abaixo segue os principais processos de cada área e seu objetivo:

Service Support:

· Incident Management – reduzir o tempo de indisponibilidade (downtime) dos serviços;

· Problem Management – minimizar o impacto no negócio, dos incidentes e problemas causados pelos erros na infra-estrutura de TI e prevenir incidentes recorrentes desses mesmos erros;

· Configuration Management – identificar e controlar os ativos de TI e itens de configuração (CIs) existentes na organização, estabelecendo o relacionamento dos mesmos aos serviços prestados;

· Change Management – minimizar o impacto da mudança, requerida para resolução do incidente ou problema, mantendo a qualidade dos serviços, bem como melhorar a operacionalização da infra-estrutura;

· Release Management – prevenir a indisponibilidade do serviço, garantindo que as instalações de versões de hardware e software estejam seguras, autorizadas e devidamente testadas.

Service Delivery

· Service Level Management/SLM – garantir o acordo de nível de serviço (SLAs) previamente estabelecido entre o fornecedor e o cliente;

· Financial Management for IT Service – demonstrar ao cliente o custo real dos serviços prestados e gerenciá-los de forma profissional;

· Availability Management – garantir a disponibilidade e confiabilidade dos recursos de TI, a fim de assegurar a satisfação do cliente e a reputação do negócio;

· Capacity Management – assegurar que a capacidade da infra-estrutura de TI está adequada às demandas do negócio conforme a necessidade e no tempo esperado, observando sempre o gerenciamento do custo envolvido;

· IT Service Continuity Management/ITSCM – atender todo o processo de gerenciamento da continuidade do negócio, assegurando que os recursos técnicos e sistemas de TI sejam recuperados quando requeridos, no tempo desejado.

Antes de ir para exemplos práticos, vamos contextualizar as estruturas de atendimento:

· Callcenter – Atuação baseada em atender um grande volume de ligações;

· Help Desk – Focada em numero médio de incidentes onde deve possuir a capacitação técnica necessária;

· Service Desk – Além de capacitado para suportar o produto ou serviço a diferença neste conceito é de que a equipe deverá conhecer o negocio do cliente.

Service Support:

Normalmente os processos de Incident Management e Problem Management são centralizados em um Service Desk, onde o usuário com problema ou solicitação de serviço liga ou manda email para o profissional responsável pela abertura do ticket que direciona a resolução do incidente, como melhoria no processo podemos utilizar os recursos de Gerenciamento de Conteúdo com capacidade de workflow do Sharepoint, na qual um formulário eletrônico no portal pode receber a demanda do próprio usuário e notificar o incidente para os responsáveis, com o workflow o incidente pode ser direcionado para o profissional desejado e para que seja gerenciados os níveis de atendimentos e o cumprimento do SLA.

Tanto o Configuration Management, Change Management e o Release Management podem ser apoiados pelo Sharepoint no sentido de existir um repositório de conhecimento com o recebimento dos mais variados tipos de conteúdo, pois além de registrar logs de acesso, pode gerenciar históricos de conteúdo.

Service Delivery:

Nesta área o Sharepoint pode apoiar de forma eficaz o processo de Service Level Management, que é essencial para gerenciar todos os aspectos de serviços que uma organização ou departamento, nesse cenário é importante a criação de um Service Catalog.

Com os recursos de colaboração e gerenciamento de conteúdo do Sharepoint é possível publicar um Service Catalog de acordo com os níveis de serviços de cada cliente, a criação de um portal para esse fim seria uma solução bastante madura.

Concluindo, O Sharepoint 2007 não é capaz de apoiar todos os processos de ITIL, como Availability Management ou Service Continuity Management, mas é capaz de ser uma ótima ferramenta nos processos em que é necessário o envolvimento de colaboração entre pessoas, gerenciamento de conteúdo e conhecimento e com rotinas de Workflows.

Contextualizando, a Lei Sarbanes-Oxley foi criada em 2002 por Paul Sarbanes e Michael Oxley para conter uma serie de escândalos que haviam ocorrido anteriormente, entre eles o escândalo da Enron, que era a sétima maior empresa americana, que era administrada com métodos irregulares de maquiagem contábil e que foi a falência quando não conseguiu mais esconder sua verdadeira situação financeira.
Portanto essa a Lei conhecida também como SOX tem o objetivo de evitar o esvaziamento financeiro de investimentos financeiros e fuga dos investidores causada pela insegurança a respeito da adequada governança da empresa.
Suas regras buscam garantir a criação de mecanismos de auditoria que garanta a segurança das informações na empresa a fim de mitigar os riscos do negócio e evitar a ocorrência de fraudes ou ter meios de identificar quando elas ocorrem, garantindo a transparência na gestão das empresas.
Atualmente grandes empresas com operações financeiras no exterior, principalmente nas bolsas de valores dos EUA seguem a lei Sarbanes-Oxley, no Brasil alei afeta dezenas de empresas brasileiras que mantém ADRs (American Depositary Receipts) negociadas na NYSE.

A resposta da pergunta inicial, é que o sharepoint atende aos principais e mais impactantes requisitos da lei, como detalharemos a seguir nos 6 requisitos abaixo.

1 – Controlar a criação, edição e versionamento dos documentos em um ambiente de acordo com os padrões ISO, para controle de todos os documentos relativos à seção 404;

Com o sharepoint é possivel através das configurações da Document Library, garantir a parametrização das permissões de Criação, Edição e Exclusão com as definições e os workflows necessários. Além da ferramenta garantir de forma padrão o versionamento e a recuperação de todas as versões através de uma interface amigavel.

2 – Cadastrar os riscos associados aos processos de negócios e armazenar os desenhos de processo;

Atraves de listas, é possivel cadastrar e disponibilizar atraves de um portal colaborativo todas as informações de riscos e os desenhos de processo para acesso e disponibilização de acordo com o perfil de cada usuario.

3 – Utilizar ferramentas como editor de texto e planilha eletrônica para criação e alteração dos documentos da seção 404;

O SharePoint disponibiliza a publicação de informações através do Excel Services ou ainda através de webparts que integram com o pacote Microsoft Office de forma padrão.

4 – Publicar em múltipos websites os conteúdos da seção 404;

Uma das grandes áreas de atuação do SharePoint é a publicação de conteúdo em diversos sites com apenas uma fonte de dados, inclusive na internet e na intranet quando o produto está licenciado para o mesmo.

5 – Gerenciar todos os documentos controlando seus períodos de retenção e distribuição;

As regras de negócios e workflow do SharePoint são capazes de criar controles para retenção e distribuição de documentos.

6 – Digitalizar e armazenar todos os documentos que estejam em papel, ligados à seção 404.

O SharePoint também é capaz de ser usado como um sistema de gerenciamento de documentos (GED) suportando as configurações oriundas de uma taxonomia necessária.

OBS.: A seção 404 determina uma avaliação anual dos controles e procedimentos internos para emissão de relatórios financeiros. Além disso, o auditor independente da companhia deve emitir um relatório distinto que ateste a asserção da administração sobre a eficácia dos controles internos e dos procedimentos executados para a emissão dos relatórios financeiros;

A certificação para SharePoint está dentro de grupo MCTS ( Microsoft Certified Technology Specialist ) que permite ao profissional demonstrar profundo conhecimento especializado para trabalhar com as mais recentes tecnologias. O objetivo dessa certificação é garantir total capacidade de executar, construir, pesquisar e de eliminar erros de uma tecnologia especifica da Microsoft.

Existem atualmente 19 certificações MCTS e vamos aborda resumidamente apenas 4 que estão relacionado a portais corporativos, a sigla MOSS significará “Microsoft Office SharePoint Server”, a sigla WSS significará ”Windows SharePoint Services” e a sigla BI significará “Business Intelligence”:

Especialista na Tecnologia MOSS 2007 em configuração:
Exame: 70-630;
Descrição: Profissional certificado adquirirá conhecimento e habilidade necessária para configurar e implementar o MOSS 2007, gerenciar o escopo de busca, configurar o gerenciamento de conteúdo, habilitar formulários de negócios, gerenciar os recursos de BI, e assegurar práticas de segurança no portal.

Especialista na Tecnologia MOSS 2007 em Desenvolvimento de aplicação:
Exame: 70-542;
Descrição: Profissional certificado adquirirá conhecimento e habilidade necessária para construção portais, integrações com outros aplicativos existentes, gerenciar conteúdo corporativo, Criar soluções de BI com MOSS 2007 e customizações gerais no portal.

Especialista na Tecnologia WSS 3.0 em configuração:
Exame: 70-631;
Descrição: Profissional certificado adquirirá conhecimento e habilidade necessária para monitoramento, administração, segurança e configuração de toda a infra-estrutura de um portal.

 Especialista na Tecnologia WSS 3.0 em Desenvolvimento de aplicação:
Exame: 70-541;
Descrição: Profissional certificado adquirirá conhecimento e habilidade necessária para implementar componentes nativos, criar sites, criar metadados e workflows através de conceitos do .NET framework e de como utilizar as API do produto.

Vale ressaltar que essas descrições estão baseadas em minha visão e não é um conteúdo oficial da Microsoft.

Detalhes Oficiais estão em: http://www.microsoft.com/brasil/certifique/mcp/mcts/webapps/default.aspx

Este é um questionamento comum de clientes e até mesmo provedores de serviços e consultorias, mesmo sendo difícil dimensionar a abrangência das soluções de SharePoint, pode-se criar algumas áreas conceituais de atuações, estas por sua vez têm diversas features, algumas default, algumas customizadas e ainda integrações com outros produtos Microsoft.
Segue as seis áreas de atuação que o produto abrange e um breve exemplo.

Colaboração: Através da disponibilização de documentos em um ambiente compartilhado com diferentes perfis de acesso

Portais: Possibilidade de criação de portais de intranet ou internet com as principais boas praticas de usabilidade e navegação de mercado.

Search: Um ambiente compartilhado e integrado com toda a plataforma Microsoft, além de indexação de conteúdo web.

Gerenciador de Conteúdo: Uma feature com atualização intuitiva que pode ser gerenciada pelo próprio usuário de negócio sem conhecimento profundo e técnico de informática.

Formulários e Regras de Negócio: Através da customização de formulários do infoPath e criação de workflows através do sharepoint Designer ou até mesmo do Visual Studio através do framework 3.0, pode-se criar diversos aplicativos para o portal

BI: Através de indicadores e KPI o sharepoint oferece diversos recursos para diferentes controles, ainda pode-se utilizar planilhas de negócio de Excel através do Excel Services para disponibilização de gráficos e resultado.

Enfim, foi passado um pequeno overview das principais grandes áreas de soluções que o sharepoint pode oferecer, essas features combinadas podem ainda trazer ganhos para organização através de projetos de Colaboração, Gestão de Conhecimento, GED, Relacionamento ou ainda ser uma plataforma de integração Microsoft.
Nos próximos post, irei comentar com mais detalhes cada um dos seis grupos de recursos que o sharepoint possui.

Até a próxima e deixem suas opiniões.

Espero que alguma opinião possa contribuir para a experiência de vocês.